Gestión Documental
Gestión documental para comunidades
Las comunidades de propietarios son un ente generador de documentación constante: presupuestos de proveedores, facturas de servicios y suministros, albaranes de trabajo, extractos y justificantes bancarios, partes de siniestro y un largo etcétera. Para quien ostenta la Presidencia de una comunidad de propietarios, la clasificación y custodia de la documentación se convierte en una tarea compleja, ingrata y sobre la que pueden derivarse responsabilidades.
¿Cuánto tiempo he de conservar estas facturas? ¿Puedo destruir documentación de otros años? ¿Cómo me afecta la Ley de Protección de Datos?
En santedfincas descargamos de esta tarea a quienes ocupan la Presidencia de su comunidad convirtiendo su cargo en un cometido más sencillo y cómodo. Damos respuesta a estas y otras preguntas a través de una gestión documental profesional acorde con la vigente normativa contable, laboral, legal y fiscal. Actuamos como secretarios de la comunidad de propietarios adquiriendo así la responsabilidad sobre las eventualidades que pudiesen surgir durante el procesamiento de la información.
“La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.”
Nuestra gestión documental, además de lo anteriormente expuesto, busca cubrir las necesidades de nuestros clientes dotando de accesibilidad y transparencia al flujo de documentación que se genera. Gracias a la actualización de nuestro software de gestión y mayor profesionalización del despacho somos capaces de flexibilizar la facilitación de información a gusto del cliente.
Implementamos en nuestra cartera de clientes dos herramientas para la consecución de lo anterior:
Oficina virtual. De igual modo que ocurre en el ámbito de las entidades bancarias, cada vez somos menos los clientes que acudimos a las sucursales para realizar consultas u operar. El ahorro de tiempo, inmediatez y disponibilidad de la banca electrónica convence a clientes de diferentes perfiles y edades.
En esta línea y bajo la humildad de nuestro despacho y sector, ponemos a disposición de nuestros clientes una oficina virtual que dinamiza las tradicionales vías de comunicación y que, bajo nuestra opinión, acabará convirtiéndose en la principal herramienta de gestión en la administración de fincas.
Plataforma de avisos de cobro. A raíz de la necesaria aplicación de la normativa SEPA en el sector bancario español, comenzamos a recibir incidencias de nuestros clientes relacionadas con la falta de información en los justificantes bancarios generados por la emisión de recibos comunitarios: ordinarios, extraordinarios y por consumo de agua caliente y calefacción.
A partir de ese momento y tras recibir las contestaciones inocuas de diferentes entidades bancarias a nuestras reclamaciones, trabajamos para adaptar una plataforma de avisos que nos permitiese enviar el detalle de las facturaciones que emitimos antes de su procesamiento bancario y posterior cargo al comunero.
De esta manera, facilitamos la revisión y conciliación de pagos de nuestros clientes y proveemos de mayor transparencia a nuestra gestión.
Le invitamos a valorar nuestra oficina virtual durante su visita. Acceda vía web o descárguese la app compatible con Iphone y Android utilizando los credenciales que indicamos a continuación:
¿Tienes dudas sobre sobre la gestión documental de su comunidad?
